12.11.2015

Как управлять групповыми мероприятиями

Журнал "Ресторанные ведомости" № 11, ноябрь 2015 г.

В преддверии праздников управление групповыми мероприятиями становится наиболее актуальной задачей. О том, как автоматизировать этот процесс в гостинично-ресторанном бизнесе, рассказывает Андрей БАРМЕНКОВ, руководитель направления автоматизации средств размещения компании UCS.

Модуль «Менеджер мероприятий» — встроенная функция системы для автоматизации гостиниц и других средств размещения Shelter. Он входит в «базовую комплектацию» и предназначен для автоматизации и эффективного управления при работе с любыми крупными банкетными мероприятиями. С его помощью можно планировать различные мероприятия в рамках групповых и VIP-заездов гостей; управлять ресурсами отеля — бронировать услуги конференц-залов, банкетных залов, развлекательных центров, бассейнов, саун; определять заранее меню для планируемых мероприятий; фиксировать все данные по клиенту, оплате, а также другую важную информацию.

RV11-2015_Shelter-banquet_manager.jpg

Такая автоматизация сервиса актуальна для гостиниц, отелей и других объектов размещения, где количество банкетных и конференц-залов, а также других ресурсов превышает одно или два.

Она позволяет осуществлять контроль использования всех имеющихся ресурсов. Например, если в отеле есть несколько беседок, которые могут быть использованы (проданы) на мероприятие, они также заводятся в систему. Например, «беседка 1, 2... 4» или «беседка на полянке». В систему заводится все, вплоть до мобильных ресурсов (мотоциклы, велосипеды, лодки). Если необходимо, их также можно бронировать посредством модуля.

Все модули системы Shelter работают с общей базой данных, поэтому информация о бронировании банкетов или других мероприятий автоматически попадает в общую сетку мероприятий гостиницы и позволяет избежать самых разных «накладок», когда по ошибке персонала разные мероприятия планируются на одно и то же время и место. При этом мероприятия могут проходить независимо от проживания (без проживания, в составе заезда). Например, при заезде группы на несколько дней модуль позволяет спланировать все события, распределив их по площадкам, времени и наполнению. Так, на территории крупного загородного отеля это могут быть не только конференции, но и мероприятия досуга (бассейн, рыбалка, анимация, командные соревнования). Для таких комплексных событий функционал модуля незаменим.

Для каждой службы, участвующей в организации (инженерная или ресторанная), система автоматически формирует индивидуальное задание на подготовку. Например, при создании мероприятия могут быть указаны форма расстановки столов, количество стульев и другого оборудования (свет, проектор, музыкальное оборудование).

Информация о бронировании банкетов и других мероприятий, попадая в систему, автоматически отражается в окне «Загруженность ресурсов» и доступна всем ответственным лицам. Система дает возможность просматривать статус мероприятия: «не началось», «в процессе» или «закончилось», выводя информацию в удобном для пользователя виде — таблицы или «шахматки». Модуль имеет встроенный календарь, что позволяет осуществлять бронирование хоть на год вперед. Система самостоятельно контролирует емкость имеющихся ресурсов и при попытке зарезервировать под большой банкет зал на небольшое количество мест уведомит об этом пользователя. Важным преимуществом автоматизации является возможность формирования отчетов по проводимым мероприятиям с учетом специфики каждой из служб гостиницы.

Стоит отдельно отметить новый функционал модуля — онлайн связь с программой управления рестораном R-Keeper. Если раньше модуль «Менеджер мероприятий» имел статичную базу банкетного меню, то сейчас при создании мероприятия работа идет напрямую с системой R-Keeper. Из меню R-Keeper выбираются блюда для банкета или корпоративного питания и добавляются в заказ. При сохранении мероприятия в программе Shelter автоматически создается стол в системе R-Keeper. Таким образом, сотрудники ресторана в онлайн режиме видят, какие мероприятия у них запланированы на будущее. И в соответствии с этим могут планировать закупку продуктов, анализировать складские запасы и делать необходимые закупки на будущее. Данный функционал появился в 2015 году по запросу наших клиентов. И показал удобство и эффективность в управлении групповыми мероприятиями.

Публикация в журнале "Ресторанные ведомости" № 11, ноябрь 2015 г.

pdf.png