Статьи

20.11.2018

Контроль над инкассацией

При ведении бизнеса, где расчеты проводятся наличными, важно решить вопрос о хранении денежных средств. Большие суммы перевозить самостоятельно в банк опасно. В конце каждого рабочего дня в заведениях нужно закрывать смену и сдавать наличные средства. Верным решением в их передаче станет инкассация. 

shutterstock_756408442.jpg

Инкассация – это защищенная транспортировка любых ценностей в банк. Специалисты (инкассаторы) несут материальную ответственность за перевозку денег, ценных бумаг, платежных, финансовых и других документов на основании заключенного договора. 
Для коммерческих организаций законодательство устанавливает обязательный порядок инкассации наличных денежных средств при расчетах, платежах и проведении кассовых операций. Если деньги поступают в наличной форме сверх установленного показателя, их необходимо сдавать в банк с последующим зачислением на счет. Такая мера упрощает учет денег на предприятии, обеспечивает защиту ценностей от хищения. Чаще всего услугами инкассации пользуются магазины, рестораны и другие заведения, где поток посетителей стабилен, а при расчетах используется наличный вариант.

Также, заведения общепита не являются исключением в сдаче инкассации. Как правило, смену обычно закрывает кассир. Он снимает необходимые отчеты и инкассирует деньги из кассового ящика. Иногда, исполнять обязанности кассира могут сотрудники заведения или руководство. В крупных или сетевых заведениях это отдельная должность, в небольших – менеджер ресторана или сам управляющий. Разберемся, как это работает в программе r_keeper.

Как настроить?

На кассовом терминале r_keeper при закрытии смены инкассация оформляется автоматически, изъятие из кассы можно делать также в ручном режиме. Это необходимо, когда в течение дня превышена максимальная сумма наличных денежных средств, которая по условиям может храниться в кассовом ящике заведения. В таком режиме сотрудникам работать удобно, и они могут контролировать ситуацию в ресторане. Но как контролировать действия сотрудников, и избежать незафиксированных денег в кассовом ящике?

Один из вариантов, параметр программы на терминале r_keeper – «Реальная инкассация». С помощью него при закрытии кассовой смены программа попросит ввести реальную сумму наличных, которая содержится в кассе. Без выполнения этого действия смена не закроется.
Чтобы эта настройка имела смысл, у сотрудника ресторана закрывается право на формирование отчётов.

shutterstock_786614497.jpg

Система ведёт учёт денег, но кассиру данные не доступны. В конце он считает наличные и вводит в контрольное окно получившуюся сумму за день. Оба результата сохраняются в базе r_keeper. Во многих заведениях в начале дня фиксируются деньги для размена наличных средств. Поэтому, рассчитывая денежные средства в кассе, программа r_keeper учитывает не только выручку, но и все внесения и инкассации за рабочую смену.

Как проверять?

В интерактивных отчётах программы r_keeper _7, есть отчёт по инкассации. Он показывает сумму, которая оплачена при помощи наличных денежных средств, а также сумму инкассации (то есть сумму, внесенную по результатам пересчета денежных средств в кассовом ящике) и разницу между ними. Также в отчете отображаются дата и время инкассации, ФИО сотрудника, проводившего операцию инкассации. В фильтре отчета можно выбрать информацию для отображения: просматривать результаты всех инкассаций (даже тех, по которым не было отклонений в суммах) или только те дни, когда суммы не совпали. Значения с минусом показывают недостачу в кассе, положительные – излишки.

Если вы придерживаетесь принципа «доверяй, но проверяй», настройте возможности инкассации и пользуйтесь преимуществами программы r_keeper. 

Теги: UCS, r_keeper_7, R-Keeper