Статьи

14.01.2019

Функциональные возможности r_keeper для проведения мероприятий

Сезон в ресторанном бизнесе играет немаловажную роль. Особенно, это ощущается в период новогодних праздников, когда самый пик приходится на время банкетов и корпоративов. 

Помимо дизайнерского и новогоднего оформления в ресторане, для привлечения гостей, также большим преимуществом будут небольшие подарки. Например, дарить бонусные карты или десерт в виде символа праздника. Всё это – добавляет праздничную атмосферу заведению и повышает настроение у гостей, особенно у вновь пришедших.

shutterstock_1171890706.jpg shutterstock_253554676.jpg

Чтобы мероприятие, проводимое в заведении, прошло на высоком уровне, готовиться к нему необходимо основательно, грамотно все спланировав и подготовив. Давайте рассмотрим, какие функциональные возможности r_ keeper помогут как владельцу, так и персоналу в планировании и проведении мероприятий. 

1. Предварительный заказ

Для того, чтобы всё успеть подготовить, заказы на проведения предстоящих торжеств и праздников принимают заранее. С помощью программы r_keeper их удобно вносить в систему и осуществлять дальнейшее обслуживание с помощью встроенного модуля «Резервирование». Он позволяет вести в ресторане учет банкетов на будущее: открывать столы с указанием даты, времени начала и окончания посещения. Отмечать количество человек и информацию о госте, сделавшем заказ (фамилия, телефон и т.д.). В зарезервированные столы можно заранее внести предоплату и предварительный заказ блюд, который распечатается на кухне, с указанием даты и времени начала банкета, если не задано других условий. Менеджер ресторана в модуле видит заказы на все дни с сортировкой по дате проведения торжества. Редактирование столов может осуществляться в любое время, а в день банкета заказ автоматически становится доступным для официантов, которые будут обеспечивать обслуживание мероприятия.

2. Предоплаты

Многие заведения нарушают законодательство: берут с гостя наличные, выписывают приходный кассовый чек, не отображая ничего по кассе. При этом деньги отправляются в так называемую "черную кассу". И только в день мероприятия, после окончательного расчета, формируется чек на всю сумму банкета. По закону принимать предоплату нужно только с выдачей фискального чека. Для этого в программе r_keeper есть специальный функционал. В программе заводится причина внесения денежных средств, которая будет отображаться в фискальном чеке, как внесение аванса. Это позволяет правильно оформлять чеки и в день принятия денег, и в день проведения мероприятия.

shutterstock_698632057.jpg shutterstock_675686695.jpg

3. Сервисный сбор

В условиях проведения банкета часто обговаривается фиксированная сумма или процент от заказа за обслуживание. Если администрация заведения решила включать его в счет отдельной строкой, в r_keeper это можно реализовать с помощью заранее заведённой наценки. Она может быть в процентом или денежном эквиваленте, со стандартным значением или с возможностью изменения менеджером на кассе.

4. Себестоимость

Важно заранее понимать, выгодным ли будет банкет для ресторана. Один из показателей – себестоимость – можно просчитать в программе складского учета StoreHouse. Для этого потребуется перечень всех блюд, технологические карты и закупочные цены на продукты.
Предварительная калькуляция нужна не только для расчета себестоимости, но и для понимания, какие продукты нужно закупить, какое количество передать в конкретное подразделение (кухня, бар), а также поможет предотвратить воровство и заложить нормы производственных потерь. 

5. Персональные приглашения

Перед предстоящим событием или праздником, можно сделать рассылку с приглашением и информацией о планируемой развлекательной программе. Либо отправить поздравительные открытки с пожеланиями постоянным гостям. Данные о телефоне или электронной почте легко узнать, если в заведении установлена персональная система лояльности – r_keeper_CRM. Она хранит всю информацию о гостях и позволяет сделать автоматическую рассылку на телефон или почту по выбранному шаблону.

Все эти возможности программы r_keeper позволяют эффективно подготовиться к предстоящим мероприятиям: проинформировать гостей, заранее составить план резервов, просчитать работу кухни и оформить правильные чеки. 

Теги: UCS, R-Keeper, r_keeper_7, 2019